Zamislite situaciju. Naručilac je ugovorio izradu novog IT sistema. Implementator, kao dio svoje obaveze, izrađuje funkcionalnu specifikaciju i dostavlja je naručiocu na pregled. Naručilac za tu svrhu formira Tim od desetak ljudi čiji je zadatak da provjeri da li dokument ispravno i potpuno pokriva ono što je ugovoreno. Svako iz Tima unese svoje primjedbe, implementator na njih odgovori, i nakon nekoliko sedmica na stolu je dokument sa nekoliko desetina, možda i preko stotinu komentara i odgovora.
Sve to treba zatvoriti do fiksnog ugovorenog roka, koji se ne pomjera zato što je pregled trajao duže nego što se planiralo. Na velikim implementacijama jedan loše vođen sastanak lako potroši desetine sati rada ljudi, a svaka sedmica izgubljena na neorganizovanu raspravu često znači kašnjenje projekta.
I onda Tim zakaže sastanak da se to "prođe". Prva primjedba je sitna terminološka nedoumica, riješi se za dva minuta. Druga je suštinsko pitanje koje mijenja arhitekturu cijelog sistema, i o njoj se raspravlja četrdeset minuta jer niko nije došao pripremljen baš za nju. Treća je nešto što implementator kaže da nije predmet ugovora, ali niko na licu mjesta nema tenderski dokument da provjeri da li je to tačno. Sat vremena prođe, obrađeno je petnaest od sto komentara, a najvažnija pitanja, ona koja zaista nose rizik, ostala su neotvorena.
