U eri ICT-a snažni poslovni softveri predstavljaju neophodan uslov, kako za operativnu efikasnost tako i za stratešku efektivnost. SAP Moduli MM (materijalno), PP (proizvodnja), SD (prodaja), WMS (skladište) i FI i CO (finansije i controlling) nameću se kao kvalitetan izbor koji se nadograđuju sa Business Intelligence SAP BO 4.0 kao moćnim controllerskim alatom.
Mnoštvo podataka koje je potrebno pretvoriti u kvalitetne informacije, kao osnov za dobre poslovne odluke, zahtjeva kvalitetne ljudske resurse širokog spektra znanja i oštrog poslovnog fokusa – vješte controllere. Odjeljenje controllinga po pravilu pripada sektoru finansija i fokus usmjerava na:
- redovno i ad-hoc izvještavanje menadžmenta
- budžetiranje i praćenje ostvarivanja budžeta
- praćenje proizvodnje i obračun cijene koštanja, uključujući sve zavisne elemente tog procesa
- analizu prodaje i profitabilnosti prodaje
- upravljanje rizikom i potraživanjima kupaca
- održavanje matičnih podataka controllinga.
Implementacijom SAP rješenja controlling odjeljenju postali su raspoloživi svi zabilježeni podaci u poslovnim procesima kompanije, čime je dostignut primaran cilj postojanja kvalitetnih podataka. Razvojem funkcije controllinga stvorila se potreba za bržom obradom, jednostavnijim dolaskom do podataka, većom standardizacijom, sa krajnjim ciljem – manje utrošenog vremena za obradu a više za analizu podataka, interpretaciju i korišćenje.
Kao odgovor na ovakve izazove odluka menadžmenta je bila da se implementira SAP-ov Business Intelligence alat, odnosno SAP Business Objects 4.0. alat za upite, izvještavanje i analize.
Kako bi se identifikovali potrebni podaci implementacija treba da započne se od ključnih indikatora perfomansi (KPI) koji se trebaju razviti u okviru istog projekta, kao nečega što želimo da izračunamo i posjedujemo u obliku gotovog izvještaja.
Zatim se definišu njihovi SAP ERP i/ili neSAP izvori podataka (Excel baze, drugi softveri…) i započne se sa integracijom podatka u jedinstveni izvor podataka – skladište podataka (Data Warehouse). Tokom objedinjavanja podataka implementatoru treba biti omogućeno da sprovede primarnu obradu podataka, sređivanje, filtriranje, mini-kalkulacije… Kao rezultat, postojanje jedinstvenog izvora koji sadrži sve podatke za definisane KPI-jeve, ali i mnoštvo drugih podataka raspoloživih za obradu, a koji će naći primjenu u daljem radu. Drugi krug kalkulacija urađen je u kasnijim fazama pri izradi izvještaja i pripremi novih mjera (obrađenih ulaznih podataka).
Svi podaci iz izvornih baza podataka se tokom noći (noćni džob) “prevlače” u BI bazu, da bi u 8.00 časova sljedećeg dana bili na raspolaganju, sa jasnim presjekom stanja jučerašnjeg dana. Svi podaci iz poslovanja trebaju biti objedinjeni u jednu bazu (prodaja proizvoda, proizvodni nalozi, troškovi sa podacima o mjestima i elementima troška, kartice kupaca, dobavljača, Excel budžeti, lokalni transportni softver…), a nakon ugrađenih kalukalcija rezultat su nove mjere koje korisiku daju novu dimenziju objedinjenoj bazi i prošireni spektar korišćenja.
BI omogućava tri osnovna načina korišćenja podataka:
- Standardne izvještaje o ključnim indikatorima učinaka (KPI Izvještaji)
- Kontrolne table (Dashboards) predstavljaju izvještaje prevashodno namjenjen menadžmentu, koji na jednom mjestu, sa grafičkom podrškom, prikazuju veliki broj informacija
- OLAP kocke predstavljaju alat koji controllerima omogućava samostalno kreiranje izvještaja i analiza, koristeći uvučene podatke i izračunate nove mjere
Osim navedenog, BI omogućava i kreiranje novih izvještaja, automatsko pokretanje izvještaja sa korisničkim parametrima, dostavu na imejl u tačno definisano vrijeme, grafičke i ad-hoc izvještaje sa novim kalkulacijama, uslovno formatiranje, sortiranje, filtriranje i još mnogo toga.
Podaci o prodaji, zajedno sa analizom profitabilnosti omogućavaju, ne samo controllingu već i vlasničkoj i menadžerskoj strukturi, brz alat za analizu prodaje. Takođe, omogućeno je jednostavnije prikazivanje ostvarene prodaje, poređenje sa prethodnim godinama i budžetom, i to po različitim kriterijumima: tržišta, kupci, grupe proizvoda i pojedinačni proizvodi. Analiza profitabilnosti urađena je na nivou tri kontribucije (contribution margin), sa alokacijom svih troškova na najnižu jedinicu kupac-proizvod-mjesec.
Sve alokacije programirane su u okviru BI (raspodjela prihoda, razbijanje zbirnih odobrenja na proizvode, alokacija transportnih troškova na proizvode, alokacija prodajnih, marketinških i svih drugih troškova) po ključevima koji su adekvatni datom korisniku. Na taj način su na jednom mjestu dostupni podaci o prodaji i profitabilnosti prodaje, sve do nivoa kupac-proizvod. Osim toga, u BI su uvučene i sve kartice kupaca, tako da su omogućeni podaci o stanju potraživanja na jedan dan, prosječnom potraživanju, prosječnim ponderisanim valutama za izdate, plaćene ili fakture u kašnjenju, kašnjenje kupaca, fakturisanoj vrijednosti, prilivima i slično, što zajedno sa pregledima o vrsti i iznosu obezbeđjenja kupaca (garancija, aofi, mjenica… ) predstavlja dobru bazu za upravljanje potraživanjima i rizicima naplate.
Cilj je da se u BI - proizvodni dio integrišu podaci iz SAP-a o potvrđenim količinama sirovina po radnim nalozima, satima zastoja, budžetiranim vrijednostima i cijenama koštanja iz Knjige materijala. Uz pomoć nekoliko “klikova” dobićemo prikaz vrijednosti prerade sirovina po proizvodnim pogonima, po mjesecima i po grupama proizvoda i njihove kumulativne vrijednostima za tekuću godinu u odnosu na budžetirane vrijednosti i vrijednosti od prošle godine, kao i njihove trendove. BI nam daje i prikaz o zastojima u proizvodnji, cijeni koštanja na nivou grupe proizvoda i na nivou mjeseca, poređenje stanja zaliha po grupama materijala u odnosu na vrijednosti iz prošle godine…
Osim dvije pomenute cjeline, BI obuhvata i podatke o logistici, finansijske racio brojeve, dashboard za top menadžment koji integriše informacije iz svih glavnih sektorskih izvještaja, kao i mnogo drugih informacija o poslovnim procesima.
Implementirani BI u pravilu odmah nađe praktičnu primjenu u svakodnevnom radu, tako da je instalisanje ovog sistema apsolutno opravdano. Takođe se ističu i brzina, jednostavnost i tačnost kao njegove najveće prednosti, što ga preporučuje svim controllerima, menadžerima i drugim korisnicima.
Više o Business Intelligence (BI) na http://go.sap.com/solution/platform-technology/business-intelligence.html
Izvor: mcb.rs
