Kako da izbjegnete lošu implementaciju softverskog rješenja?

ERP Software

Da li ste se ikada zapitali zašto svaki put kada čujete priču o neuspjehu implementacije softverskog rješenja preduzeće koji radi implementaciju bude krivo?

Korisnik je učinio sve što može da ga izbjegne, ali je implementator angažovao nedovoljno stručne konsultante ili je pružio i lošu obuku i lošu podršku, ili jednostavno slab kvalitet proizvoda softverskog rješenja.

U principu loša implementacija ne može se desiti bez bar nekog doprinosa od strane korisnika. Kao korisnik, bez obzira na uticaj preduzeća koje vrši implementaciju tokom procesa selekcije, konačna odluka je Vaša i morate da budete sigurni da ste donijeli ispravnu odluku.

Na osnovu iskustva firmi koje se bave prodajom, implementacijom, podrškom i prilagođavanjem poslovnih rješenja napravljena je lista stvari na koje korisnik treba da misli prije nego što izabere softversko rješenje i implementacionog partnera, kako tokom sprovođenja, pa čak i dugo poslije.

Krenimo redom:

Reference. Uvijek pitajte za reference i ne oslanjajte se isključivo na riječ-od-usta i Interneta. Pitajte svog dobavljača da navede i kontakt informacije za neke od svojih klijenata i pozovite ih. Oni vjerovatno neće reći loše stvari o dobavljaču i sistemu, ali ako pitate prava pitanja, imaćete pretpostavku sa kakvim izazovima se možete susresti u radu sa tim dobavljačem i implementatorom.
Sistem za podršku odlučivanja (Decision Support System). Bez obzira na veličinu vašeg preduzeća ili na to koliko ste spremni da potrošite za softversko rješenje uvijek treba da sadrži sistem za podršku odlučivanju, alatka koja podržava aktivnosti donošenja odluka.
Kompatibilnost hardvera i softvera. Uvjerite se da je softver koji kupujete, kompatibilan sa hardverom koji imate ili namjeravate da kupite. Na primjer, ako softversko rješenje koje ste izabrali koristi OLAP (OnLine Analitical Processing), trebalo bi da budete svjesni činjenice da samo neke verzije Microsoft SQL Server-a imaju tu mogućnost.
Fleksibilnost. Da li vam dobavljač može dati nešto više nego što je obećao? Dobavljači softverskih rješenja mogu biti veoma fleksibilni, u zavisnosti od toga koliko ste im važni. Mali kupac može dobiti više pažnje nego veliki kupac ako ima potencijal da donese više posla u budućnosti. Takođe, proizvođači mogu imati specijalne ponude, kada pokušavaju da uđu u nova tržišta, ili da bi prestigli konkurenciju, itd ...
Upravljanje promjenama. Ljudi ne mijenjaju svoje navike zato što im vi kažete da to urade. Dobavljači i spoljni konsultanti mogu da vam samo pomognu u ovime, ali zapamtite da će ljudi slijediti motivisanog lidera. Ako ste Vi (kao rukovodilac projekta ili korisnik) skeptični u vezi vašeg izbora softverskog rješenja, onda je očigledno nešto pošlo naopako tokom procesa selekcije. Implementator će se tada teško izboriti sa nevoljnošću samih korisnika (vaših zaposlenih) za promjene.
Nasljeđe podataka. Uvjerite se da dobavljač može da uveze (migrira) podatke iz vašeg starog softvera ili drugih izvora podataka. Osim ako ste novo preduzeće, vjerovatno ćete imati podatke koji treba da se uvezu u novo softversko rješenje. Prije nego što uvezete, iskoristite priliku i da ih očistite, uklonite duplikate ili beskorisne informacije koje kasnije mogu izazvati mnogo problema.
Stvarni troškovi. Koliko će zaista koštati da uvedete softversko rješenje koje ste izabrali? Da li postoje neki skriveni ili dodatni troškovi? Na primjer, ako odlučite da koristite softversko rješenje između ostalog i kao rješenje za fiskalne kase, morate biti svjesni mogućih troškova izrade interfejsa između vašeg novog softverskog rješenja i vašeg fiskalnog štampača.
Poslovni procesi. U teoriji, niko ne zna bolje od vas kako preduzeće radi. Ipak, ponekad ne možete da vidite šumu od drveća. Implementacija novog softverskog rješenja je dobar povod za reviziju i optimizaciju vaših poslovnih procesa i procedura. Nema razloga da ne uklonite beskorisne poslovne procese.
Izvorni kod. Možete li da napravite bilo kakve promjene u kôd-u? Možda vam ne treba sada, ali će vam vjerovatno trebati kasnije. Takođe je važno znati šta se dešava sa izvornim kodom ako vam implementator bankrotira. Obično, proizvođači ostavljaju kao depozit programski kôd kod nezavisnog proizvođača poznatog kao escrow, koji će, ako implementator ne uspije da se održava i ažurira softver, to nastaviti da radi umjesto njega.
Implementacione metodologije. Neki kupci ni ne gledaju dobavljače koji nemaju takve metodologije. Dobavljač koji radi implementaciju treba da bude u stanju da obezbjedi dokumenta koji opisuju proces implementacije, sa ciljevima, prekretnicama, alokacijom resursa, itd. Ako dobavljač to ne posjeduje, vjerovatno će raditi stvari u hodu.
Obuka. Da li dobavljač ima dovoljno kvalifikovanih ljudi da uspješno obuči vaše zaposlene? Ako dobavljač ima tri trenera koji rade za deset velikih kupaca, oni sigurno neće biti u stanju da brinu o vama onako kako treba. Takođe, ako je trener koji Vam je dodjeljen od skoro zaposlen, on ili ona možda neće biti dovoljno iskusni, što može izazvati mnogo problema u implementaciji.
Revizija. U zavisnosti od veličine projekta, jednostavniji ili složeniji oblici revizije bi trebalo da budu obavljeni tokom implementacije. Idealno bi bilo da kreirate proceduru revizije sa vašim implementatorom, ali takođe možete uključiti nezavisne konsultante ili revizore projekta koji će vam pomoći.
Tehničku i korisničku podršku. Da li vaš dobavljač može da obezbjedi nivo podrške koji vam treba? Sa timom od pet ljudi, a stotine kupaca, to može potrajati nedeljama da riješi problem. Uvjerite se da ste razumjeli šta je sve uključeno u podršku. Saznajte cijenu tehničke podrške na početku implementacije?
Kvalitetna dokumentaciona osnova. Akcioni plan, Obuhvat projekta, Biznis bluprint, BBP izvedenog stanja, Programske specifikacije, Konfiguraciona uputstva, Korisnička dokumentacija...